Guide: 首页 >> 技术交流 >> Word中文件操作技巧大放送(仅供参考)
Word中文件操作技巧大放送(仅供参考)
作者: Marco 来源: 日期: 2006-5-29,9:11
众所周知,制作编辑文档需要用到文字处理软件,现在Word是目前风糜全球、最流行的文字处理软件。笔者用Word写作也已经几年了,在Word中我们经常要与文件操作打交道,几次下来,竟然积累了一些比较实用的技巧,将它们整理成文,奉献给大家。
    1、让Word认识WPS2000/WPS Office文件
  目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外,还有中国金山公司的WPS2000和WPS Office,笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器,不通过中间转换,就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是,在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档!其实,以前我们曾记得在Office 2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序,利用它可以使得Word 读取WPS 2000文件,但是经笔者试验,发现安装此转换器无法使Word 读取WPS Office文件。其实,笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器,我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载,双击它,会弹出如图1所示的界面,点下“确定”钮,该程序会自动地判断出您有没有安装过转换器,并会自动地为您安装。以后打开Word后,在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS 文件(*.wps)”列表项,选择需要编辑的WPS文件,点击“打开”后即可直接打开WPSOffice文件了,当然也能够读取WPS97/2000文件了。


图片附件: 20051026ljq02.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 18.55 K)



图1
    2、在Word中批量转换文档
  手头上有许多Word生成的DOC文件,想都转化成TXT文件去投稿,而苦于往返于“打开\另存为”之间吗?其实,在Word中出能够批量转换文档!只要我们试着单击“文件”\“建立新文件”命令,打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开“新建”文件对话框),点击“其它文档”标签,并双击其中的“转换向导”项目(如图2,但如果您的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office 2000或XP的安装程序,并会提示您插入Office 2000光盘),再顺着向导一步一步操作(如图3),利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word 2000/XP格式,也可以将Word 2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等,相信这个强大的功能会给您带来很大的方便。
  

图片附件: 20051026ljq03.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 21.03 K)


图2
  

图片附件: 20051026ljq04.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 20.2 K)


图3
    3、快速还原图片文件
  利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可,如果您的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击“文件”\“另存为Web页”命令,Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。
    4、给Word文件减肥
  现在PC机上是Microsoft Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料文件也不例外。如我们在Microsoft Word 中打一点儿字,动不动就几十K字节,文件一多,给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,我们只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果您嫌每次都要“另存为”太麻烦的话。可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项(如图4),以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word 的嵌入字体技术,则在选中“嵌入 TrueType 字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”,大大增加文件的大小。
  

图片附件: 20051026ljq05.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 21.9 K)


图4
   5、实现Word个性模板  用Word 建立的文件的默认页面是A4大小 ,即宽210毫米、高297毫米,但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置。同时,Word 中默认生成的文档文件是不自动缩进的,使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word 默认的页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。  (1)进入Word XP的模板文件夹,在Windows 9x和Windows Me下为C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows 2000和Windows NT上为C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,您必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),您会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用Word XP打开它;  (2)单击“文件”\“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示,笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米;
  

图片附件: 20051026ljq06.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 17.52 K)


图5
    (3)单击“格式”\“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色!)(如图6);
  

图片附件: 20051026ljq07.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 24.17 K)


图6
   (4)单击“文件”\“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件;  (5)再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。  (6)上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以刚才您的设置来进行文件处理了。    6、一次保存多个文件  在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件:请试具体操作时只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现,原来的“保存”命令(见附件图save.bmp)已经变成了“全部保存”命令了(见附件图saveall.bmp),此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。
  

图片附件: 20051026ljq08.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 12.16 K)


图7
  

图片附件: 20051026ljq09.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 12.31 K)

  
图8

   7、合并Word文件加强合作
  我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到同事的文件,点击“插入”钮(如图9),怎么样,同事的文件是不是已经历历在目了。而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!
   

图片附件: 20051026ljq10.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 27.16 K)


图9
    8、更改文件默认存盘格式  在Word中,默认情况下,我们都将文件存为Word的DOC格式,但是有时候我们出于特殊的需要,如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF文件格式等等,把Word文档存为其余的格式固然很方便,只要单击“文件”\“另存为”命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是,每次这样作未免有些麻烦。其实,只要我们单击“工具”\“选项”,打开设置窗口,点击“保存”标签,在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为您所预先设定的格式了。
   

图片附件: 20051026ljq11.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 23.59 K)


图10
    9、修复文件  遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实,在Word 中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,您没有注意罢了,巧妙地使用它说不定还能够把您的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”\“打开”,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),如图11,再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦您按一下存盘图标吧!
   

图片附件: 20051026ljq12.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 18.1 K)


图11
    10、逃过Word解密器  随着Word的盛行,现在网上已经有专门对付Word密码的工具AOPR(Anvanced Office Password Recovery,高级Office密码破解),该软件可真是狠毒,竟然可以同时对Office系统中的Word、Excel和Access等软件进行解密。而我们的文件为了安全必须逃过此解密器,要想逃过此解密器,笔者有一个非常好的方法。只要我们使用第三方压缩加密软件WinRAR,在WinRAR中输入密码(如图12)后,并将Word文件压缩成RAR文件,以后要使用时只要双击它,输入密码,即可解压缩。RAR格式并不流行,故没有解密器推出,大家可以放心地用它来加密。


图片附件: 20051026ljq13.jpg (2005-11-4 12:29 AM, 30.12 K)

 
相关图片
责任编辑: Marco 文章录入: [评论]
· BIOS设置图解教程..Marco - 5/29/06
· 给IE加油,IE修改..Marco - 5/29/06
· 新增AUTOCAD技..Marco - 5/29/06
· 2006第三届中国广..Marco - 5/29/06
· 与废纸相关的国家标准..Marco - 5/29/06
· 积极发展桉树速生丰产..Marco - 5/29/06
· 我们还需要明星CEO..Marco - 5/29/06
· 美国纸浆制造商表决放..Marco - 5/29/06
· 新型纸质印刷品实现印..Marco - 5/29/06
· 白洋淀治污 北方卫生..Marco - 5/29/06
空间提供:哈尔滨晨怡网景电子有限公司 黑ICP证:020061 程序调试:半睡不睡 监制:婉莹
地址:黑龙江省哈尔滨市南岗区南通大街256号船舶电子大世界东IT12号 主管经理:楼桂菊
直线电话:0451-82569367 13845162408 门市一部:0451-82589538 82589508 82552085
门市二部:0451-82551728 82527034 配送中心:0451-82565659 82552509